Semnătură electronică calificată — de unde o iei, cât costă și unde e obligatorie
Legislația se poate schimba — versiunea oficială e întotdeauna cea a instituției.
Semnătura calificată are, prin lege, efectul semnăturii olografe — dar nu e singura: art. 4 alin. (5) lit. a) din Legea 214/2024 dă același efect și semnăturii AVANSATE, dacă certificatul vine de la o autoritate publică din România sau de la un prestator calificat. Iar certificatul avansat e mai ieftin. O cumperi de la un prestator acreditat, nu de la stat. Lista care contează e Lista sigură a ADR, nu orice registru. Ghidul îți arată cum verifici prestatorul, ce alegi între token și cloud și cât costă azi. Și unde chiar ai nevoie de ea: la registrul comerțului da, la declarația unică de multe ori nu.
Ce te-a adus aici?
Semnătura calificată se cumpără de la un prestator privat, iar statul supraveghează și publică lista celor care au voie. Dar statul chiar emite semnături: art. 3 alin. (5) din Legea 214/2024 pune un certificat de semnătură avansată pe cartea electronică de identitate, iar art. 24 alin. (4) dă STS dreptul să emită gratuit. Verifică întâi dacă situația ta cere chiar calificata. Înainte de a plăti, merită să știi dacă situația ta cere chiar semnătura calificată. La registrul comerțului da. La declarația unică, de multe ori nu.
Toate variantele, pe scurt
Semnătură calificată în cloud: o iei fără să pleci de acasă
Acte necesare
- Act de identitate, în original — Prestatorul e obligat prin lege să îți verifice identitatea înainte de a-ți elibera certificatul. Art. 16 alin. (1) din Legea 214/2024. La identificarea față în față se acceptă act de identitate, pașaport sau permis de ședere, în original.
- Pașaport sau permis de ședere, ca alternativă la buletin — Legea le pune pe același rând cu actul de identitate, la art. 16 alin. (3) lit. a). Util dacă nu ai o carte de identitate valabilă. (Doar dacă nu folosești actul de identitate)
- Telefon sau adresă de e-mail pentru codul de unică folosință — La identificarea video, un factor suplimentar e obligatoriu. Se trimite un cod OTP sau un link cu durată limitată, prin e-mail sau SMS. Procedura se poate încheia numai după validarea codului sau după accesarea linkului. Art. 21 din normele aprobate prin Decizia ADR 564/2021.
- Cameră video și o conexiune care ține o sesiune fără pauze — Identificarea în timp real se face într-o sesiune unică, fără întreruperi. Există și varianta cu înregistrare verificată ulterior, în cel mult 24 de ore de la momentul înregistrării. Art. 19 din aceleași norme.
- Certificat calificat încă valabil, dacă mai ai unul — Te poți identifica și cu un certificat calificat valid la momentul identificării. E cea mai comodă cale și nu cere nici drum, nici video. Art. 16 alin. (3) lit. b). (Doar la al doilea certificat, dacă primul nu a expirat încă)
- Card bancar sau cont pentru transfer — Prestatorii verificați la 27 august 2026 încasau prin card, iar unii și prin transfer bancar. Nu există plată la stat pentru acest serviciu.
Unde depui
Nu la o instituție. Statul nu vinde semnături electronice, iar ADR e organism de supraveghere, nu emitent. Cumperi de la un prestator de servicii de încredere calificat. Lista care contează juridic e Lista sigură, numită și Trusted List. Art. 21 alin. (3) din eIDAS spune că un prestator poate începe să furnizeze serviciul calificat abia după ce statutul apare în lista sigură. Deschide browserul european al listelor sigure, alege România și caută serviciile de certificate calificate pentru semnătură. De acolo intri pe site-ul prestatorului. Cele două denumiri sunt același lucru, iar legea o spune: art. 21 alin. (1) lit. a) din Legea 214/2024 — „Registrul prestatorilor de servicii de încredere calificate, numit și Lista sigură (Trusted List)”. Registrul mai are două secțiuni, pentru prestatorii NEcalificați și pentru cei de marcare temporală necalificați; dacă vezi acolo un nume care nu apare în Lista sigură, nu e o contradicție — e altă secțiune, cu alt statut.
Taxe și termen
- Certificat calificat pentru semnătură, în cloud: Preț comercial, stabilit de fiecare prestator. Citite pe paginile lor la 27 august 2026. certSIGN: „de la 39 euro”, cu mențiunea „Preț fără TVA”. AlfaSign: „Max. €30/an”, cu mențiunea că prețurile nu includ TVA. Simplifi: un plan „Gratuit pentru totdeauna”, cu 5 semnături calificate pe an. Tot Simplifi: un plan de 1 euro pe lună, cu 120 de semnături calificate pe an sursă → diferă localPrețul nu e taxă de stat și nu e plafonat de lege. Art. 10 alin. (1) din Legea 214/2024 pune prestarea sub concurență liberă. Art. 11 alin. (3) lit. b) obligă prestatorul să publice tarifele. Verifică suma pe pagina prestatorului, în ziua în care cumperi. Cele trei oferte de mai sus acoperă trei din opt prestatori care emit certificate de semnătură
- Verificarea prestatorului în listele oficiale: 0 lei. Art. 22 alin. (1) din eIDAS cere fiecărui stat să publice lista prestatorilor calificați. Art. 20 alin. (5) din Legea 214/2024 spune că registrul ADR e public, se actualizează permanent și stă pe pagina ADR sursă →
- Aflarea stării unui certificat: valabil, suspendat sau revocat: 0 lei. Art. 24 alin. (4) din eIDAS cere prestatorului calificat să dea informația oricărui beneficiar, pentru fiecare certificat, în orice moment, automat și gratuit. Obligația ține și după expirarea certificatului sursă →
Termen: Legea nu fixează un termen de emitere. Depinde de prestator: AlfaSign anunța, la 27 august 2026, emiterea în aceeași zi lucrătoare pentru varianta în cloud. Valabilitatea nu are plafon legal la certificatul calificat. Plafonul de 2 ani din art. 3 alin. (4) al Legii 214/2024 privește exclusiv certificatul pentru semnătura avansată. certSIGN scria, în aceeași zi, „Certificat calificat valabil până la 3 ani”. La identificarea video cu înregistrare verificată ulterior, verificarea se face în cel mult 24 de ore de la înregistrare.
Pașii
- Deschide browserul european al listelor sigure și alege România.
- Caută prestatorii cu serviciu calificat de certificate pentru semnătură electronică. Nu toți prestatorii calificați emit semnături.
- Intră pe site-ul prestatorului ales din listă, nu dintr-un rezultat de căutare. Numele seamănă între ele.
- Compară prețul, durata certificatului și numărul de semnături incluse. Un plan cu puține semnături pe an poate fi suficient pentru un dosar pe an.
- Pregătește actul de identitate în original și telefonul pentru codul de unică folosință.
- Parcurge identificarea video într-o singură sesiune, fără pauze, și validează codul primit.
- Notează data de expirare a certificatului în calendar, cu o lună înainte. Din ea depinde cât de ușor iei următorul certificat.
- Verifică, în certificatul primit, dacă există restricții de utilizare sau limite de valoare scrise în el.
⚠️ De reținut · Semnătură calificată în cloud: o iei fără să pleci de acasă
- Două liste ale aceleiași instituții spun lucruri diferite, iar tu plătești dacă alegi greșit. La 27 august 2026, ISSM CONSULTING SRL apărea în fișierul „Registrul prestatorilor de servicii de încredere” al ADR. Era trecut ca prestator calificat pentru crearea semnăturilor calificate, cu acreditare până la 29.06.2027. În Lista sigură a aceleiași autorități nu apărea deloc. Zero apariții în fișierul XML din 20 august 2026. Zero și în documentul de 497 de pagini publicat în aceeași zi. Pe același document, Trans Sped apărea de 418 ori, iar certSIGN de 372. Nu tranșăm noi contradicția, e a instituției. Varianta sigură pentru tine: cumpără de la un prestator care apare în Lista sigură. Dacă prestatorul dorit e doar în fișierul de registru, cere ADR o confirmare scrisă înainte să plătești.
- Prestator acreditat nu înseamnă că vinde semnături. La aceeași dată, ZIPPER SERVICES SRL era prestator calificat, dar serviciile lui calificate erau marca temporală, validarea și păstrarea pe termen lung. Zero servicii de certificate pentru semnătură. Cine verifică doar dacă firma e pe listă poate ajunge la un prestator care nu are ce să îi vândă.
- Doi dintre prestatorii din Lista sigură nu vând publicului. Serviciul de Telecomunicații Speciale furnizează gratuit, dar exclusiv personalului autorizat din autorități și instituții publice — art. 24 alin. (4) din Legea 214/2024. Serviciul Român de Informații emite pentru sisteme electronice închise, potrivit art. 24 alin. (5).
- Nu există „reînnoire” în lege. Căutarea cuvântului în Legea 214/2024 și în eIDAS dă zero rezultate în ambele texte. Pe aceleași fișiere, rădăcina „revoc” apare de 25 de ori în fiecare, deci căutarea funcționează. La expirare se emite un certificat nou, cu reluarea verificării de identitate. Consecința practică: dacă îl lași să expire, pierzi calea comodă de identificare cu certificatul valid. Rămâi cu video sau cu ghișeul.
- Certificatul poate avea limite scrise chiar în el. Art. 15 alin. (5) din Legea 214/2024 permite prestatorului să înscrie restricții de utilizare și limite ale valorii operațiunilor. Dacă semnezi peste ele, prestatorul nu răspunde pentru prejudiciu.
- Semnătura calificată nu îți dă dată certă. Data certă vine din marca temporală calificată, potrivit art. 7 din Legea 214/2024. E alt serviciu, uneori inclus în plan, alteori nu.
- Semnătura electronică calificată gratuită prin portofelul european nu funcționează încă. Regulamentul 2024/1183 o prevede la art. 5a alin. (5) lit. g), dar termenul curge din actele de punere în aplicare, nu dintr-o dată fixă. Statele pot limita gratuitatea la scopuri neprofesionale. Nu amâna o achiziție de care ai nevoie acum.
- Nu împrumuta semnătura nimănui și nu accepta să semnezi cu a altcuiva. Folosirea unei semnături electronice fără știrea și fără consimțământul utilizatorului e contravenție, cu amendă de la 75.000 lei la 100.000 lei. Alterarea cu intenție sau falsificarea se sancționează penal. Art. 31 din Legea 214/2024.
- Instituțiile publice sunt obligate să accepte documente semnate electronic, potrivit art. 25 alin. (1). Nerespectarea e contravenție pentru conducătorul instituției, cu amendă de la 5.000 lei la 50.000 lei. Dacă nu pot primi documentul altfel, folosesc poșta electronică.
- Tarifele pe care le plătesc prestatorii statului sunt în aer de la 23 iulie 2026. Decizia ADR 162/2026, al cărei titlu includea „și stabilirea tarifelor aferente”, a fost abrogată prin Decizia ADR 411/2026, după o plângere prealabilă a ministerului. În anexele Ordinului 102/2026 cuvântul „tarif” nu apare. Colectarea noastră nu a identificat actul care le-ar fi preluat, dar căutarea nu a fost exhaustivă — nu conchide că nu există. Pentru tine contează indirect: e un cost al prestatorului, iar costurile lui se văd în preț.
Elementele marcate cu ⚠️ pot diferi în localitatea ta. Înainte de drum, confirmă-le la instituția indicată — regulile locale se schimbă des.
Semnătură calificată pe token: dispozitivul îl primești acasă
Acte necesare
- Act de identitate, în original — Verificarea identității e obligatorie înainte de emitere, potrivit art. 16 alin. (1) din Legea 214/2024. La ghișeu se acceptă act de identitate, pașaport sau permis de ședere, în original, în fața unui reprezentant al prestatorului.
- Pașaport sau permis de ședere, ca alternativă la buletin — Sunt puse pe același rând cu actul de identitate în art. 16 alin. (3) lit. a). (Doar dacă nu folosești actul de identitate)
- Telefon sau adresă de e-mail pentru codul de unică folosință — Obligatoriu dacă alegi identificarea video. Art. 21 din normele aprobate prin Decizia ADR 564/2021 cere un cod OTP sau un link cu durată limitată. Procedura se încheie numai după validarea lui. (Doar la identificarea video)
- Adresă de livrare pentru dispozitiv — Tokenul e un obiect fizic și ajunge la tine prin curier. AlfaSign anunța, la 27 august 2026, livrare în 3-5 zile lucrătoare.
- Calculator pe care poți instala driverele dispozitivului — Semnezi conectând dispozitivul la calculator. Alege tokenul dacă vrei să nu depinzi de o platformă a prestatorului.
- Certificat calificat încă valabil, dacă mai ai unul — Art. 16 alin. (3) lit. b) permite identificarea cu un certificat calificat valid la momentul identificării. Scutește drumul și sesiunea video. (Doar la al doilea certificat, dacă primul nu a expirat încă)
Unde depui
La un prestator de servicii de încredere calificat, nu la o instituție. Statutul de calificat se acordă de ADR, ca organism de supraveghere, dar semnătura o vinde prestatorul. Pornește din browserul european al listelor sigure, alege România și uită-te la serviciile de certificate calificate pentru semnătură. Numai ce apare acolo contează: art. 21 alin. (3) din eIDAS leagă dreptul de a presta serviciul calificat de apariția în lista sigură. ADR publică pe aceeași pagină și fișierul „Registrul prestatorilor de servicii de încredere”. E alt document. La 27 august 2026, nu coincidea cu Lista sigură.
Taxe și termen
- Certificat calificat pentru semnătură, pe token: Preț comercial, stabilit de fiecare prestator. Citite pe paginile lor la 27 august 2026: certSIGN „de la 47 euro”, cu mențiunea „Preț fără TVA”; AlfaSign „Max. €42/an”, cu mențiunea că prețurile nu includ TVA sursă → diferă localNu e taxă de stat și nu e plafonată. Art. 11 alin. (3) lit. b) din Legea 214/2024 obligă prestatorul să publice tarifele. Art. 10 alin. (1) pune activitatea sub concurență liberă. Verifică prețul pe pagina prestatorului în ziua în care cumperi. Cele două oferte de mai sus acoperă doi din opt prestatori care emit certificate de semnătură
- Verificarea prestatorului în listele oficiale: 0 lei. Art. 22 alin. (1) din eIDAS cere statului să publice lista, iar art. 20 alin. (5) din Legea 214/2024 spune că registrul ADR e public și permanent disponibil sursă →
- Aflarea stării unui certificat: valabil, suspendat sau revocat: 0 lei. Art. 24 alin. (4) din eIDAS cere ca informația să fie pusă la dispoziție oricui, pentru fiecare certificat, în orice moment, automat și gratuit, inclusiv după expirare sursă →
Termen: Legea nu fixează un termen de emitere. AlfaSign anunța, la 27 august 2026, livrare în 3-5 zile lucrătoare pentru token, cu identificare online. certSIGN oferea, pentru token, identificare video sau la sediile proprii și ale partenerilor. Valabilitatea nu are plafon legal la certificatul calificat: plafonul de 2 ani din art. 3 alin. (4) al Legii 214/2024 e doar pentru certificatul de semnătură avansată. certSIGN scria, la aceeași dată, „Certificat calificat valabil până la 3 ani”.
Pașii
- Deschide browserul european al listelor sigure și alege România.
- Alege un prestator care are serviciu calificat de certificate pentru semnătură, nu doar marcă temporală sau validare.
- Vezi pe pagina lui cum se face identificarea: video, la sediu sau la un partener.
- Comandă și pregătește actul de identitate în original pentru pasul de identificare.
- Primește dispozitivul prin curier și instalează driverele înainte de prima semnare.
- Semnează un document de probă și verifică-i validitatea, ca să nu descoperi problema în ziua depunerii.
- Notează data de expirare în calendar, cu o lună înainte de termen.
⚠️ De reținut · Semnătură calificată pe token: dispozitivul îl primești acasă
- Legea nu îți impune tokenul. Art. 12 alin. (4) din Legea 214/2024 cere prestatorului fie dispozitive securizate de creare a semnăturii, fie tehnologii securizate gestionate la distanță. Cine îți spune că numai tokenul e valabil se înșală sau vinde.
- Două liste ale ADR nu coincideau la 27 august 2026. ISSM CONSULTING SRL figura în fișierul „Registrul prestatorilor de servicii de încredere”. Era trecut acolo ca prestator calificat pentru crearea semnăturilor calificate, cu acreditare până la 29.06.2027. În Lista sigură nu apărea deloc. Contradicția e a instituției, nu o tranșăm noi. Varianta sigură: cumpără de la un prestator prezent în Lista sigură.
- Prestator calificat nu înseamnă emitent de semnături. ZIPPER SERVICES SRL era, la aceeași dată, prestator calificat doar pentru marcă temporală, validare și păstrare pe termen lung.
- Nu există „reînnoire” în lege. Cuvântul nu apare nici în Legea 214/2024, nici în eIDAS. La expirare se emite un certificat nou, cu identificare de la capăt. Cât timp vechiul certificat e valid, te poți identifica cu el, potrivit art. 16 alin. (3) lit. b).
- Certificatul poate conține restricții de utilizare și limite de valoare, scrise în el. Dacă le depășești, prestatorul nu răspunde pentru prejudiciu. Art. 15 alin. (5) din Legea 214/2024.
- Semnătura calificată nu dă dată certă documentului. Data și ora certă vin din marca temporală calificată, potrivit art. 7. Verifică dacă planul tău o include.
- Nu lăsa dispozitivul și codul altcuiva. Art. 26 alin. (1) te obligă să păstrezi securizat datele de autentificare și să nu le divulgi. Folosirea semnăturii altcuiva, fără știrea lui, e contravenție cu amendă de la 75.000 lei la 100.000 lei.
- Prestatorul care emite certificate prezentate titularilor ca fiind calificate, fără mențiunile cerute de anexa I la eIDAS, riscă amendă de la 50.000 lei la 100.000 lei. Art. 28 alin. (2) lit. d) din Legea 214/2024. Constatarea se face de persoanele împuternicite din ADR. Amenda lui nu îți recuperează banii, deci verifică lista înainte, nu după.
Elementele marcate cu ⚠️ pot diferi în localitatea ta. Înainte de drum, confirmă-le la instituția indicată — regulile locale se schimbă des.
Registrul comerțului: aici doar calificata merge, avansata nu
Acte necesare
- Certificat calificat valabil, pe numele celui care semnează — Pentru înregistrarea prin mijloace electronice se folosește, ca mijloc de identificare, semnătura electronică calificată. Art. 83 din Legea 265/2022. Cum îl obții e în prima variantă a acestui ghid.
- Actul constitutiv, semnat calificat de toți fondatorii — Se semnează olograf sau cu semnătură electronică calificată, de toți fondatorii sau de reprezentanții lor convenționali. Inclusiv formularul-tip de act constitutiv. Art. 82 din Legea 265/2022.
- Documentele care însoțesc dosarul, în format electronic — Se depun semnate cu semnătură electronică calificată sau, după caz, în copie certificată de parte prin semnătură electronică calificată. Art. 84.
- Declarațiile pe propria răspundere — Pot avea formă de înscris sub semnătură privată. Se depun la ghișeu, prin poștă sau curier, ori se transmit electronic cu semnătură electronică calificată. Art. 84.
- Atestarea identității de către notar sau avocat — Dacă înscrisurile sunt întocmite de notar public sau de avocat, aceștia le pot transmite ei, cu semnătura lor calificată, atestând identitatea solicitantului. E soluția dacă nu vrei certificat propriu. Art. 84. (Doar dacă alegi să nu îți iei certificat propriu)
Unde depui
La oficiul registrului comerțului, prin portalul propriu. Pașii dosarului sunt în ghidurile de înființare PFA și de înființare SRL. Aici e important doar un lucru: semnătura electronică avansată nu ține locul celei calificate la registrul comerțului. Legea 265/2022 cere expres calificata la art. 82, 83 și 84. Un token de la bancă sau o semnătură desenată în PDF nu sunt semnături calificate.
Taxe și termen
- Certificat calificat pentru semnătură: Preț comercial, plătit prestatorului, nu registrului comerțului. Vezi varianta din acest ghid despre cum îl obții, cu prețurile citite la 27 august 2026 sursă → diferă localLegea nu plafonează tariful. Art. 11 alin. (3) lit. b) din Legea 214/2024 obligă prestatorul doar să îl publice. Taxele registrului comerțului sunt altă categorie și stau în ghidurile de înființare
Termen: Semnătura calificată nu are termen propriu aici — contează termenele dosarului de la registrul comerțului. Ce contează pentru tine e ca certificatul să fie valabil în ziua semnării. Art. 3 alin. (3) din Legea 214/2024 spune că valabilitatea semnăturii se apreciază la momentul semnării, iar expirarea ulterioară a certificatului nu afectează documentul semnat.
Pașii
- Verifică cine semnează efectiv. Certificatul e pe o persoană, nu pe firmă.
- Ia certificatul calificat înainte de a începe dosarul, nu în ziua depunerii.
- Semnează actul constitutiv cu toți fondatorii, fiecare cu semnătura lui calificată.
- Certifică electronic copiile pe care le atașezi, tot cu semnătură calificată.
- Depune dosarul pe portalul registrului comerțului.
- Dacă nu vrei certificat propriu, cere notarului sau avocatului să transmită el dosarul, cu semnătura lui calificată.
⚠️ De reținut · Registrul comerțului: aici doar calificata merge, avansata nu
- Avansata nu merge aici, deși în alte locuri e suficientă. La contractul de muncă, Codul muncii acceptă și avansata. La registrul comerțului, Legea 265/2022 cere expres calificata. Nu transfera regula de la un domeniu la altul.
- Ce iese din registrul comerțului pe cale electronică e mai puternic decât ce ai trimis tu. Încheierea registratorului, certificatul de înregistrare și certificatele constatatoare transmise astfel sunt asimilate înscrisurilor autentice, potrivit art. 111 din Legea 265/2022.
- Textele mai vechi folosesc alte cuvinte pentru același lucru. Sintagma „semnătură electronică extinsă” se citește azi ca semnătură avansată. Sintagma „semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat” se citește ca semnătură calificată. Art. 34 alin. (5) din Legea 214/2024. Diferența dintre cele două e exact diferența dintre ce merge și ce nu merge la registrul comerțului.
- Certificatele emise sub Legea 455/2001 își păstrează statutul până la expirare sau revocare, potrivit art. 34 alin. (9). Legea aceea e abrogată din 8 octombrie 2024, dar certificatul tău vechi nu a murit odată cu ea.
- Certificatul e legat de o persoană fizică. Dacă se schimbă administratorul sau împuternicitul, semnătura veche nu mai e a firmei. Planifică schimbarea înainte, nu în ziua în care ai de depus ceva.
Elementele marcate cu ⚠️ pot diferi în localitatea ta. Înainte de drum, confirmă-le la instituția indicată — regulile locale se schimbă des.
ANAF, SPV și e-Factura: de multe ori nu îți trebuie certificat calificat
Acte necesare
- Nume, parolă și cod de autentificare OTP — Pentru persoana fizică obișnuită, procedura SPV permite identificarea cu nume, parolă și cod OTP. Art. 6 alin. (4) lit. b) din Procedura aprobată prin Ordinul 1090/2022. Nu ai nevoie de certificat calificat ca să depui declarația unică. (Doar dacă ești persoană fizică fără obligații pe cod de înregistrare fiscală)
- Certificat calificat pe numele tău — Obligatoriu pentru persoane juridice și entități fără personalitate juridică. Obligatoriu și pentru reprezentanți ori împuterniciți. La activități independente și profesii liberale, se cere pentru obligațiile la care te identifici prin codul de înregistrare fiscală. Art. 6 alin. (1)-(3). Cum îl obții e în prima variantă a acestui ghid. (Doar în situațiile de la art. 6 alin. (1)-(3) din procedura SPV)
- Elementele de identificare a certificatului calificat — Se cer la înrolare, alături de datele tale de identificare. Art. 9 alin. (4).
- Elementele de identificare ale documentelor de identitate sau ale documentelor constitutive — Tot din lista obligatorie de la art. 9 alin. (4), după caz.
- Adresă de poștă electronică și număr de telefon mobil valid — Ambele sunt obligatorii la înrolare, potrivit art. 9 alin. (4) lit. d) și e).
- Acceptul privind termenii și condițiile de utilizare a SPV — Ultimul element din lista obligatorie de la art. 9 alin. (4).
Unde depui
La ANAF, pe pagina de înregistrare și înrolare în SPV. Nivelurile de încredere sunt diferite și scrise în procedură. Identificarea cu certificat calificat e de nivel ridicat. Cea cu nume, parolă și cod OTP e de nivel substanțial. Ambele deschid contul. La înrolarea cu certificat, procedura spune că verificarea datelor se face cu emitentul certificatului. Prestatorii vorbesc totuși în continuare de un pas separat. La 27 august 2026, AlfaSign avea în meniu „Confirmare ANAF”, iar certSIGN menționa un „document de confirmare” pentru activarea certificatului la REGES. Întreabă prestatorul dacă îți cere acest pas, înainte să îți faci programare la ghișeu.
Taxe și termen
- Certificat calificat, când procedura îl cere pentru situația ta: Preț comercial, plătit prestatorului. Prețurile citite la 27 august 2026 sunt în varianta acestui ghid despre cum obții semnătura sursă → diferă localTariful e al prestatorului și nu e plafonat de lege. Art. 11 alin. (3) lit. b) din Legea 214/2024 îl obligă doar să îl publice. Verifică-l pe pagina prestatorului, în ziua în care cumperi
Termen: Înrolarea în SPV are termen: două zile lucrătoare de la verificarea corectitudinii informațiilor, potrivit art. 18 alin. (11) din aceeași procedură — asta e calea persoanei fizice, cu identificare video. Pe calea reprezentantului cu act autentic, art. 14 alin. (11) dă tot două zile lucrătoare, socotite de la înregistrarea cererii sau de la prezentarea la ghișeu. Ce are termen e certificatul. Valabilitatea lui e comercială, iar art. 3 alin. (3) din Legea 214/2024 spune că expirarea nu afectează documentele semnate înainte. Dacă ești reprezentant legal al unei firme și te schimbi din funcție, procedura cere măsuri de îndată. Anume: înregistrarea altei persoane cu certificat calificat și revocarea înregistrării celei schimbate.
Pașii
- Stabilește întâi în ce categorie ești. Persoană fizică obișnuită, persoană cu activitate independentă, reprezentant sau împuternicit — regula diferă.
- Dacă ești persoană fizică fără obligații pe cod de înregistrare fiscală, deschide SPV cu nume, parolă și cod OTP. Nu cumpăra certificat degeaba.
- Dacă ai activitate independentă, ia certificat calificat pentru obligațiile la care te identifici prin codul de înregistrare fiscală.
- Întreabă prestatorul dacă îți cere un pas separat de confirmare la ANAF, înainte să faci drumuri.
- Pregătește adresa de e-mail și numărul de telefon mobil: ambele sunt obligatorii la înrolare.
- La schimbarea reprezentantului legal, înregistrează de îndată noua persoană și revoc-o pe cea veche.
⚠️ De reținut · ANAF, SPV și e-Factura: de multe ori nu îți trebuie certificat calificat
- Semnătura din SPV nu există. Contul de acolo îți dă identificare, nu semnătură, iar ANAF nu emite semnături electronice. Certificatul calificat e una dintre căile de intrare, nu un produs al ANAF.
- Ce iese din SPV poartă semnătura instituției, nu a ta. Art. 20 din procedură spune că documentele puse la dispoziție prin SPV au încorporată o semnătură electronică a emitentului.
- La e-Factura nu semnezi tu factura. Originalul e fișierul XML însoțit de sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor, potrivit art. 4 alin. (4) și (6) din OUG 120/2021. Sigiliul aparține unei persoane juridice, semnătura unei persoane fizice — nu sunt același lucru. Nevoia de certificat vine indirect, din accesul la SPV, nu din ordonanța e-Factura.
- Procedura SPV trimite încă la Legea 455/2001, abrogată din 8 octombrie 2024. Cheia de citire e la art. 35 alin. (2) din Legea 214/2024: trimiterile la legea veche se citesc ca trimiteri la cea nouă. Legea cerea alinierea actelor inferioare în 3 luni de la intrarea ei în vigoare, adică până la 8 ianuarie 2025. La 27 august 2026 procedura încă nu era aliniată.
- Înrolarea în SPV e gratuită, scris în procedura însăși: art. 4 alin. (1) din Procedura aprobată prin Ordinul ministrului finanțelor 1.090/2022 — „SPV este pus la dispoziția utilizatorilor în mod gratuit”. Acolo scrie și că, dacă vreun serviciu ar presupune costuri, ești avertizat dinainte.
- Nivelurile de încredere nu sunt egale, chiar dacă ambele deschid contul. Procedura le încadrează explicit: ridicat pentru certificat calificat, substanțial pentru nume, parolă și cod OTP. Unele operațiuni pot cere primul nivel.
Elementele marcate cu ⚠️ pot diferi în localitatea ta. Înainte de drum, confirmă-le la instituția indicată — regulile locale se schimbă des.
Contract de muncă și REGES-ONLINE: avansata e suficientă la contract
Acte necesare
- Acordul tău de a semna electronic — Angajatorul nu te poate obliga să folosești semnătura avansată sau calificată la încheierea, modificarea, suspendarea sau încetarea contractului. Art. 16 alin. (1^6) din Codul muncii.
- Același tip de semnătură la ambele părți — La încheiere, modificare, suspendare sau încetare, părțile trebuie să folosească același tip de semnătură: olografă sau electronică. Art. 16 alin. (1^7). Dacă angajatorul semnează electronic, nu poți semna tu pe hârtie.
- Certificat de semnătură avansată sau calificată — Codul muncii le acceptă pe amândouă la contractul individual de muncă, prin art. 16 alin. (1^1). Calificata nu e obligatorie aici. Cum obții certificatul e în prima variantă a acestui ghid.
- Certificat digital calificat pentru accesul la REGES-ONLINE — Una dintre căile individuale de acces ale salariaților și foștilor salariați, alături de identitatea digitală acordată de ADR. Pct. 14 din procedura aprobată prin Ordinul 1107/2025. (Doar dacă alegi calea cu certificat, nu identitatea digitală)
Unde depui
Contractul se semnează între tine și angajator, nu se depune la nicio instituție. Accesul la REGES-ONLINE se face individual, pe portalul Inspecției Muncii. Pentru salariați și foști salariați există două căi digitale: identitatea digitală acordată de ADR sau un certificat digital calificat, potrivit Legii 214/2024. Pentru angajatori mai există o a treia cale, la ghișeul inspectoratului teritorial de muncă, dar e provizorie.
Taxe și termen
- Certificat de semnătură pentru contractul de muncă: Preț comercial, plătit prestatorului. La contract, Codul muncii acceptă și avansata, care poate costa mai puțin decât calificata. Prețurile citite la 27 august 2026 pentru certificate calificate sunt în varianta acestui ghid despre cum obții semnătura sursă → diferă localTariful e al prestatorului și nu e plafonat. Art. 11 alin. (3) lit. b) din Legea 214/2024 îl obligă doar să îl publice. Cere prestatorului prețul pentru fiecare dintre cele două tipuri, ca să vezi diferența
Termen: Pentru angajatori, calea de la ghișeul inspectoratului teritorial de muncă e limitată în timp. Ține cel mult 30 de zile, până la obținerea accesului cu identitate digitală sau cu certificat calificat. Pct. 15 lit. c) din procedura aprobată prin Ordinul 1107/2025. Pentru salariați, procedura nu pune un asemenea termen. La certificatul de semnătură avansată, art. 3 alin. (4) din Legea 214/2024 pune un plafon de cel mult 2 ani. Excepția: certificatul de semnătură avansată emis de Ministerul Afacerilor Interne și înscris pe cartea electronică de identitate e valabil cel mult 5 ani.
Pașii
- Întreabă angajatorul ce tip de semnătură folosește el. Trebuie să folosiți același tip.
- Dacă nu vrei să semnezi electronic, spune-o. Angajatorul nu te poate obliga.
- Dacă semnezi electronic, verifică dacă îți ajunge avansata. Codul muncii o acceptă la contractul de muncă.
- Pentru REGES-ONLINE, alege între identitatea digitală acordată de ADR și un certificat digital calificat.
- Dacă ești angajator și ai activat contul la ghișeu, pornește imediat calea digitală. Ai cel mult 30 de zile.
- Păstrează documentele semnate electronic. Organele de control sunt obligate să le accepte fără versiune pe hârtie.
⚠️ De reținut · Contract de muncă și REGES-ONLINE: avansata e suficientă la contract
- Organele de control nu îți pot cere și hârtia. Art. 16 alin. (1^8) din Codul muncii le obligă să accepte pentru verificare contractele și actele adiționale încheiate electronic. La fel și celelalte documente din relațiile de muncă. Textul spune expres: fără a le solicita și în format letric.
- Angajatorul poate semna cu semnătură simplă, avansată, calificată sau cu sigiliu electronic toate înscrisurile din relațiile de muncă, potrivit art. 16 alin. (1^2). Tu, la contract, ai dreptul să refuzi electronicul cu totul.
- Alineatele (1^4) și (1^5) ale art. 16 sunt abrogate din 25 iulie 2021. Dacă găsești online reguli citate din ele, sunt moarte.
- Ghidul ăsta nu acoperă identitatea digitală acordată de ADR. Procedura REGES o numește ca primă cale de acces, dar sursele colectate pentru acest ghid nu conțin actul care o instituie. Verifică direct la Inspecția Muncii cum se activează.
- Cele 30 de zile de la ghișeu privesc angajatorii, nu salariații. E o fereastră care se închide, nu o soluție permanentă. Data de pornire e cea a aprobării solicitării de activare a contului.
Elementele marcate cu ⚠️ pot diferi în localitatea ta. Înainte de drum, confirmă-le la instituția indicată — regulile locale se schimbă des.
Acte la notar: aici semnătura calificată se oprește
Acte necesare
- Prezența ta în fața notarului public — Legea notarilor publici cere ca notarul să stabilească identitatea părților și să le ia consimțământul după citirea actului. Consimțământul se materializează prin semnătură. Art. 90 alin. (2) și art. 92 alin. (1) din Legea 36/1995.
- Certificat calificat pentru trimiterea cererii, dacă vrei să o transmiți electronic — Cererea pentru întocmirea unui act notarial electronic se poate înainta notarului în formă electronică. Se semnează cu semnătură calificată sau cu semnătură avansată creată cu un certificat emis de o autoritate ori instituție publică din România. Art. 16 alin. (1) din Legea 589/2004. Cum obții certificatul e în prima variantă a acestui ghid. (Doar dacă trimiți cererea electronic, nu dacă mergi direct la birou)
- Numele real, nu un pseudonim — Utilizarea pseudonimului la actele notariale în formă electronică e interzisă. Art. 15 alin. (2) din Legea 589/2004.
- Documentele cerute de notar pentru actul tău — Regulile de fond ale procedurii notariale rămân cele din Legea 36/1995, și când actul se face în formă electronică. Art. 15 alin. (1) din Legea 589/2004.
Unde depui
La biroul notarial, nu pe un portal al statului. Când legea cere înscris autentic, semnătura electronică nu ține locul autentificării: art. 4 alin. (11) din Legea 214/2024 spune expres că dispozițiile ei nu se aplică în acest caz. Ce poți face electronic e să trimiți cererea. Notarul, în schimb, semnează actul notarial electronic cu semnătură electronică calificată, iar certificatele emise pentru notari conțin informații despre biroul notarial.
Taxe și termen
- Certificat calificat pentru trimiterea cererii către notar: Preț comercial, plătit prestatorului. Merge și semnătura avansată creată cu un certificat emis de o autoritate sau instituție publică din România sursă → diferă localTariful e al prestatorului și nu e plafonat de lege. Verifică-l pe pagina lui. Onorariile notariale sunt altceva și nu fac obiectul acestui ghid
Termen: Notarul are termen, iar el e în Legea 589/2004, act pe care ghidul îl citează: art. 17 alin. (1) — „în termen de 3 zile lucrătoare de la primirea cererii în formă electronică” notarul face verificările și îți trimite un răspuns cu taxele și onorariul, ori motivele refuzului. După ce confirmi plata, alin. (2) îi dă 24 de ore ca să îndeplinească actul. Ce contează pentru tine e ca certificatul să fie valabil în ziua semnării cererii. Expirarea ulterioară nu afectează documentul deja semnat, potrivit art. 3 alin. (3) din Legea 214/2024.
Pașii
- Întreabă notarul dacă actul tău cere formă autentică. Dacă da, semnătura electronică nu îl înlocuiește.
- Trimite cererea electronic doar dacă biroul acceptă acest canal.
- Semnează cererea cu semnătură calificată sau cu avansată emisă de o autoritate publică din România.
- Prezintă-te pentru identificare și pentru luarea consimțământului, după citirea actului.
- Cere notarului să îți spună dinainte ce documente aduci, potrivit tipului de act.
⚠️ De reținut · Acte la notar: aici semnătura calificată se oprește
- Actele care se pot face electronic la notar sunt o listă ÎNCHISĂ, la art. 5 din Legea 589/2004: legalizarea copiilor electronice, darea de dată certă prin marcare temporală, păstrarea în arhiva electronică, legalizarea traducerilor în formă electronică, eliberarea de duplicate. Autentificarea — vânzarea, procura, declarația autentică — NU e pe listă. Deci nu cumpăra un certificat ca să autentifici de acasă.
- Dacă totuși trimiți electronic o cerere pentru unul din actele de mai sus, art. 17 alin. (1) din Legea 589/2004 acceptă și semnătura avansată creată cu un certificat emis de o autoritate publică din România, nu doar pe cea calificată.
- Legea notarilor publici cunoaște semnătura electronică, dar nu pentru autentificare: art. 164 alin. (3) din Legea 36/1995 spune că registrele naționale notariale se țin „în format electronic și pe suport hârtie”, iar alin. (4) că transferul de informații între notari și acele registre se face „numai pe suport electronic, în baza semnăturii electronice calificate a utilizatorului”. Deci semnătura calificată e a NOTARULUI, în relația lui cu registrele — nu o cale prin care tu autentifici un act de la distanță. Absența a fost verificată pe fișierul descărcat, cu control pozitiv pe termeni care chiar apar. Sintagma „notar public” apare de 60 de ori, iar „în fața notarului public” de 6 ori.
- Semnătura calificată nu îți ține loc de autentificare notarială. Art. 4 alin. (11) din Legea 214/2024 e explicit: când legea cere înscris autentic, se aplică regulile autentificării, iar legea semnăturii electronice nu.
- Notarul e obligat la calificată, tu nu. Actele notariale electronice se semnează cu semnătura electronică calificată a notarului, eliberată de un prestator de servicii de încredere. Cererea ta poate fi semnată și cu avansată, dacă certificatul vine de la o autoritate sau instituție publică din România.
- Un document semnat cu o semnătură care nu are valoare de semnătură olografă nu e totuși zero. Art. 5 alin. (4) din Legea 214/2024 spune că poate fi considerat început de dovadă scrisă.
- Diferența decisivă în instanță e sarcina probei. La semnătura calificată contestată, sarcina probei revine celui care contestă, potrivit art. 5 alin. (1). La cea simplă sau avansată, ea revine celui care invocă validitatea, potrivit art. 5 alin. (3).
Elementele marcate cu ⚠️ pot diferi în localitatea ta. Înainte de drum, confirmă-le la instituția indicată — regulile locale se schimbă des.
Certificatul expiră, s-a pierdut sau s-a schimbat ceva: ce faci în 24 de ore
Acte necesare
- Certificatul actual, cât timp e încă valabil — Cât timp e valid, îl poți folosi ca să te identifici la emiterea următorului certificat, fără drum și fără sesiune video. Art. 16 alin. (3) lit. b) din Legea 214/2024. E singurul avantaj pe care îl pierzi dacă îl lași să expire.
- Act de identitate, în original, pentru identificarea de la capăt — Dacă certificatul a expirat, verificarea identității se reia. Rămân ghișeul, identificarea video sau celelalte căi de la art. 16 alin. (3).
- Datele de contact ale prestatorului care ți-a emis certificatul — Revocarea se cere emitentului, nu ADR. Art. 17 alin. (2) lit. a) pune obligația de revocare în sarcina prestatorului, la cererea semnatarului și după verificarea prealabilă a identității.
- Motivul revocării, formulat clar — Legea numește trei situații în care ești obligat să ceri revocarea. (1) Ai pierdut datele de creare a semnăturii. (2) Ai motive să crezi că au ajuns la un terț neautorizat. (3) Informațiile esențiale din certificat nu mai corespund realității. Art. 26 alin. (2).
- Înștiințarea primită de la prestator despre transferul activității — Dacă prestatorul își transferă activitatea, e obligat să te anunțe cu cel puțin 30 de zile înainte. Trebuie să îți dea și posibilitatea de a refuza transferul. Art. 13 alin. (3). (Doar dacă prestatorul tău își transferă activitatea)
Unde depui
La prestatorul care ți-a emis certificatul. ADR e organism de supraveghere, nu ghișeu de revocare. Fiecare prestator își are propriul canal, adesea online, iar pagina lui o găsești pornind din Lista sigură. Dacă prestatorul a dispărut fără ca activitatea să fie preluată de altul, art. 22 alin. (3) din Legea 214/2024 îl obligă să revoce toate certificatele emise, iar dacă nu o face, le revocă ADR pe cheltuiala lui.
Taxe și termen
- Revocarea certificatului la cererea ta: Sursele colectate pentru acest ghid nu publică un tarif de revocare și nici nu declară revocarea gratuită. Întreabă prestatorul înainte sursă →
- Aflarea stării unui certificat: valabil, suspendat sau revocat: 0 lei. Art. 24 alin. (4) din eIDAS cere prestatorului calificat să pună informația la dispoziția oricui, pentru fiecare certificat, în orice moment, automat, fiabil și gratuit. Obligația ține și după expirarea certificatului sursă →
- Certificatul nou, emis după expirare: Preț comercial, plătit prestatorului. Prețurile citite la 27 august 2026 sunt în varianta acestui ghid despre cum obții semnătura sursă → diferă localNu e o reînnoire cu preț redus prin lege, ci un certificat nou. Tariful e al prestatorului și nu e plafonat. Compară ofertele înainte, la fel ca la prima achiziție
Termen: Ai 24 de ore ca să ceri revocarea, în cele trei situații de la art. 26 alin. (2) din Legea 214/2024. Prestatorul are, la rândul lui, 24 de ore ca să suspende sau să revoce, din momentul în care a luat cunoștință de caz. Tot în 24 de ore de la decizie înscrie mențiunea în registrul electronic de evidență a certificatelor. Față de terți, suspendarea sau revocarea produce efecte de la data înscrierii în registru. eIDAS adaugă, la art. 24 alin. (3), că revocarea intră în vigoare imediat după publicare, iar publicarea se face în cel mult 24 de ore de la primirea cererii. Prestatorul care își transferă activitatea te anunță cu cel puțin 30 de zile înainte. Dacă nu accepți expres transferul în termenul dat de el, certificatul e revocat.
Pașii
- Anunță prestatorul în cel mult 24 de ore, dacă ai pierdut datele de creare a semnăturii sau bănuiești că le știe altcineva.
- Cere revocarea și păstrează dovada cererii, cu data și ora.
- Verifică apoi în registrul public al prestatorului că mențiunea a fost înscrisă. De la înscriere contează revocarea față de terți.
- Dacă ți s-a suspendat sau revocat certificatul fără să ceri tu, cere prestatorului motivele. El e obligat să ți le comunice și să îți dea dreptul de a solicita verificarea deciziei.
- Dacă certificatul urmează să expire, ia-l pe următorul înainte de expirare și identifică-te cu cel vechi.
- Dacă primești o înștiințare de transfer al activității, răspunde în termenul indicat. Tăcerea duce la revocare.
- Nu retrage din circuit documentele semnate înainte. Ele rămân valabile.
⚠️ De reținut · Certificatul expiră, s-a pierdut sau s-a schimbat ceva: ce faci în 24 de ore
- Expirarea certificatului nu strică documentele semnate mai devreme. Valabilitatea semnăturii se verifică față de condițiile de la momentul semnării, iar expirarea ulterioară nu afectează documentul. Art. 3 alin. (3) din Legea 214/2024.
- Nu există „reînnoire” în drept. Cuvântul nu apare în Legea 214/2024 și nici în eIDAS. În aceleași două texte, rădăcina „revoc” apare de 25 de ori în fiecare — deci căutarea chiar funcționează. Prestatorii vând un produs numit reînnoire, dar juridic e un certificat nou, cu identificare de la capăt.
- Dacă îl lași să expire, pierzi calea comodă. Identificarea cu un certificat calificat valid e permisă doar cât timp certificatul e încă valabil. După expirare rămân ghișeul și identificarea video.
- Tăcerea ta poate anula certificatul. La transferul activității către alt prestator, în lipsa unei acceptări exprese din partea ta, în termenul precizat, certificatul e revocat. Art. 13 alin. (3) lit. b).
- Prestatorul păstrează certificatele emise minimum 10 ani de la încetarea valabilității, potrivit art. 16 alin. (2). Asta te ajută dacă trebuie să dovedești ceva peste ani.
- Prestatorii calificați sunt auditați pe propria cheltuială cel puțin la fiecare 24 de luni, de un organism de evaluare a conformității. Art. 20 alin. (1) din eIDAS. E unul dintre motivele pentru care ofertele diferă atât de mult între ele.
- Prestatorii care furnizau servicii la 2 februarie 2026 au de transmis documentația actualizată la ADR. Termenul e de 270 de zile de la intrarea în vigoare a noilor proceduri, adică în jurul datei de 29 decembrie 2026. Sau până la expirarea acreditării actuale, dacă vine mai devreme. Art. 6 alin. (2) din Ordinul 102/2026. Dacă prestatorul tău nu se conformează, statutul lui se poate schimba.
Elementele marcate cu ⚠️ pot diferi în localitatea ta. Înainte de drum, confirmă-le la instituția indicată — regulile locale se schimbă des.
Trăiești în alt stat al Uniunii Europene: certificatul de acolo e valabil în România
Acte necesare
- Certificat calificat emis de un prestator dintr-un alt stat membru — Certificatul calificat eliberat de un prestator cu sediul în alt stat membru e recunoscut ca echivalent, ca efecte juridice, cu cel eliberat în România. Art. 18 alin. (1) din Legea 214/2024.
- Pașaport, ca act acceptat la identificare — Legea îl pune expres alături de actul de identitate și de permisul de ședere, la art. 16 alin. (3) lit. a). Util dacă nu ai carte de identitate românească valabilă.
- Permis de ședere emis de autoritățile competente — A treia variantă acceptată la identificarea față în față, potrivit aceluiași articol. (Doar dacă nu folosești actul de identitate sau pașaportul)
- Telefon sau adresă de e-mail pentru codul de unică folosință — Dacă alegi identificarea video la un prestator din România, codul OTP sau linkul cu durată limitată sunt obligatorii. Art. 21 din normele aprobate prin Decizia ADR 564/2021.
Unde depui
La un prestator calificat din statul în care locuiești, dacă acela e stat membru al Uniunii, sau la unul din România. Dacă locuiești în afara Uniunii, verifică întâi: art. 18 din Legea 214/2024 acoperă doar prestatorii dintr-un alt stat membru, iar pentru restul lumii echivalarea vine din art. 14 din Regulamentul eIDAS și cere un acord de recunoaștere între Uniune și statul respectiv. Fără el, certificatul poate să nu fie acceptat în România. Prestatorii calificați dintr-un stat membru, înscriși într-o listă sigură națională, pot presta servicii în România. Fără alte condiții sau proceduri de avizare, potrivit art. 18 alin. (2) din Legea 214/2024. Verifică prestatorul în browserul european al listelor sigure, alegând țara lui. Dacă preferi un prestator român, îl găsești în același browser, la România. Identificarea se poate face video, fără să vii în țară.
Taxe și termen
- Certificat calificat, de la un prestator român sau străin: Preț comercial, stabilit de fiecare prestator. Prețurile prestatorilor români citite la 27 august 2026 sunt în varianta acestui ghid despre cum obții semnătura sursă → diferă localPrețurile prestatorilor din alte state nu au fost colectate pentru acest ghid. Compară-le tu, pornind din browserul european al listelor sigure, și ține cont că nu există plafon legal pe tarif
- Verificarea unui prestator străin în lista sigură a statului lui: 0 lei. Art. 22 alin. (1) din eIDAS obligă fiecare stat membru să instituie, să mențină și să publice lista prestatorilor calificați sursă →
Termen: Nu există un termen de recunoaștere: echivalența operează prin lege, fără vreo formalitate în România. Termenele care contează sunt cele ale prestatorului tău. La identificarea video cu înregistrare verificată ulterior, verificarea se face în cel mult 24 de ore de la momentul înregistrării. La certificatul calificat nu există plafon legal de valabilitate; plafonul de 2 ani din art. 3 alin. (4) al Legii 214/2024 privește doar certificatul pentru semnătura avansată.
Pașii
- Deschide browserul european al listelor sigure și alege statul în care locuiești.
- Caută prestatorii cu serviciu calificat de certificate pentru semnătură electronică.
- Compară cu oferta prestatorilor din România, care se vede în același browser la România.
- Dacă alegi un prestator român, cere identificarea video, ca să nu vii în țară.
- Pregătește pașaportul sau permisul de ședere pentru identificare.
- Verifică, înainte de a semna un act pentru România, ce tip de semnătură cere procedura ta.
⚠️ De reținut · Trăiești în alt stat al Uniunii Europene: certificatul de acolo e valabil în România
- Nu îți trebuie nicio formalitate în România pentru un certificat din alt stat membru. Art. 18 alin. (2) din Legea 214/2024 e clar. Prestatorii calificați din Uniunea Europeană, înscriși în cel puțin o listă sigură națională, pot presta în România. Fără alte condiții și fără proceduri de avizare.
- Temeiul pe care îl citează ADR pentru recunoașterea reciprocă nu mai există. Pagina ei trimite la art. 25 punctul 3 din Regulamentul 910/2014, dar acel alineat a fost eliminat prin Regulamentul 2024/1183, în vigoare din 20 mai 2024. Concluzia rămâne susținută, dar de art. 18 din Legea 214/2024. Dacă cineva îți refuză certificatul citând articolul eliminat, arată-i textul intern.
- Verifică ce tip de semnătură cere exact procedura ta din România. La registrul comerțului e obligatorie calificata. La contractul de muncă, Codul muncii acceptă și avansata.
- Actele mai vechi folosesc alte cuvinte. „Semnătură electronică extinsă” se citește azi ca avansată. „Semnătură electronică extinsă bazată pe un certificat calificat” se citește ca semnătură calificată. Art. 34 alin. (5) din Legea 214/2024. Diferența dintre cele două formulări schimbă produsul pe care trebuie să îl cumperi, deci citește textul procedurii tale, nu un rezumat.
- Ghidul nostru despre scutirile vamale la mutarea în țară folosește formularea „semnătură electronică extinsă”, preluată din actul vamal. Înainte să cumperi, verifică în actul vamal însuși dacă spune „extinsă” simplu sau „extinsă bazată pe un certificat calificat”. Sursele colectate pentru ghidul de față nu conțin acel act.
- Semnătura calificată nu îți rezolvă actele autentice. Dacă legea cere înscris autentic, e nevoie de autentificare notarială, iar legea semnăturii electronice nu se aplică. Art. 4 alin. (11) din Legea 214/2024.
Elementele marcate cu ⚠️ pot diferi în localitatea ta. Înainte de drum, confirmă-le la instituția indicată — regulile locale se schimbă des.
Întrebări frecvente
Cât costă o semnătură electronică calificată în 2026?
Nu există un preț unic, fiindcă nu e taxă de stat. Legea obligă prestatorul doar să își publice tarifele, la art. 11 alin. (3) lit. b) din Legea 214/2024. Piața nu mai arată ca acum câțiva ani. La 27 august 2026 existau planuri de la câteva zeci de euro pe an. Tot atunci, Simplifi avea un plan gratuit, cu 5 semnături calificate pe an. Sumele exacte citite atunci sunt în checklist, la taxe. Verifică-le pe pagina prestatorului în ziua în care cumperi.
Trebuie neapărat token USB?
Nu. Legea nu impune tokenul. Art. 12 alin. (4) din Legea 214/2024 cere prestatorului fie dispozitive securizate de creare a semnăturii, fie tehnologii securizate gestionate la distanță. Semnătura în cloud are chiar articol propriu în eIDAS, art. 29a, ca serviciu calificat distinct. Alege în funcție de cum lucrezi: cloudul se ia mai repede, tokenul nu depinde de platforma prestatorului.
Am nevoie de semnătură electronică pentru declarația unică sau pentru SPV?
Ca persoană fizică obișnuită, de regulă nu. Procedura Spațiului Privat Virtual (SPV) permite identificarea cu nume, parolă și cod OTP, la art. 6 alin. (4) lit. b). Certificatul calificat devine obligatoriu pentru persoane juridice, pentru reprezentanți și pentru împuterniciți. Îl cere și celor cu activitate independentă, la obligațiile cu cod de înregistrare fiscală. La e-Factura nu semnezi tu factura: originalul e fișierul XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor.
Cum verific dacă firma de la care cumpăr are dreptul să emită?
Caut-o în Lista sigură, nu în orice registru. Art. 21 alin. (3) din eIDAS spune că un prestator poate începe serviciul calificat abia după apariția în lista sigură. Deschide browserul european al listelor sigure, alege România și uită-te dacă are serviciu de certificate calificate pentru semnătură. Atenție: ADR publică pe aceeași pagină și un fișier numit Registrul prestatorilor. Cele două nu coincideau la 27 august 2026, iar o firmă apărea într-unul și lipsea din celălalt.
Mi-a expirat certificatul. Se reînnoiește?
Juridic, nu. Cuvântul „reînnoire” nu apare nici în Legea 214/2024, nici în eIDAS. Se emite un certificat nou, cu verificarea identității de la capăt. Există însă o scurtătură pe care o pierzi dacă întârzii: cât timp vechiul certificat e valabil, te poți identifica cu el, potrivit art. 16 alin. (3) lit. b). Documentele semnate înainte rămân valabile, chiar dacă certificatul a expirat.
Am cumpărat certificatul în Italia. Merge în România?
Da, fără nicio formalitate suplimentară. Art. 18 alin. (1) din Legea 214/2024 recunoaște certificatul calificat dintr-un alt stat membru ca echivalent cu cel românesc. Art. 18 alin. (2) permite prestatorilor calificați din Uniunea Europeană, înscriși într-o listă sigură națională, să presteze în România fără avizare. Verifică prestatorul în browserul european al listelor sigure, la statul lui.
Semnătura calificată ține loc de notar?
Nu, când legea cere înscris autentic. Art. 4 alin. (11) din Legea 214/2024 spune expres că în acest caz e necesară autentificarea, iar legea semnăturii electronice nu se aplică. Poți însă trimite cererea către notar în formă electronică, semnată calificat. Notarul semnează actul notarial electronic cu semnătura lui calificată.
Ce se întâmplă dacă o instituție refuză un document semnat electronic?
Refuzul e ilegal, ca regulă. Art. 25 alin. (1) din Legea 214/2024 obligă autoritățile și instituțiile publice să accepte documente electronice semnate potrivit eIDAS și acestei legi. Nerespectarea e contravenție pentru conducătorul instituției, cu amendă de la 5.000 lei la 50.000 lei. Verifică totuși ce tip de semnătură cere procedura ta: unele legi speciale cer expres calificata.
Cadrul legal și sursele
Instituția competentă
Autoritatea pentru Digitalizarea României (ADR) — adr.gov.ro
- Ministerul Economiei, Digitalizării, Antreprenoriatului și Turismului — Emite procedurile de acordare, suspendare și retragere a statutului de prestator calificat — Ordinul 102/2026. Legea numește încă ministrul cercetării, inovării și digitalizării, dar actele din 2026 sunt semnate de acest minister
- Comisia Europeană — Publică lista listelor sigure ale statelor membre și browserul din care verifici orice prestator din Uniunea Europeană
- Oficiul Național al Registrului Comerțului — Primește actele de înregistrare semnate cu semnătură electronică calificată. Aici avansata nu e acceptată
- Agenția Națională de Administrare Fiscală — Acceptă certificatul calificat ca mijloc de identificare în SPV, alături de nume, parolă și cod OTP
- Inspecția Muncii — Administrează REGES-ONLINE, unde certificatul calificat e una dintre căile de acces
Contact
- Program: Adresa organismului de supraveghere, publicată de Comisia Europeană în lista listelor sigure. Nu e ghișeu de vânzare a semnăturilor
- Email: sb_romania@adr.gov.ro
Actele normative
- LEGE nr. 214/2024 — Legea privind utilizarea semnăturii electronice, a mărcii temporale și prestarea serviciilor de încredere bazate pe acestea. În vigoare din 8 octombrie 2024. Abrogă Legea 455/2001, Legea 451/2004 și OUG 38/2020 (art. 1 alin. (4), art. 2 alin. (2), art. 3 alin. (3)-(5), art. 4, art. 5, art. 7, art. 10, art. 11 alin. (3), art. 12, art. 13, art. 14, art. 15 alin. (5), art. 16, art. 17, art. 18, art. 19-22, art. 24-26, art. 28, art. 31-35) text integral →
- REGULAMENT-UE nr. 910/2014 — Regulamentul eIDAS, formă consolidată la 18 octombrie 2024 — definițiile celor trei tipuri de semnătură, efectul juridic, obligațiile prestatorilor calificați și listele sigure (art. 3 pct. 10-12, art. 20 alin. (1), art. 21 alin. (3), art. 22 alin. (1), art. 24 alin. (1a), (3) și (4), art. 25 alin. (2), art. 26, art. 29a) text integral →
- REGULAMENT-UE nr. 1183/2024 — Regulamentul care modifică eIDAS și introduce portofelul european pentru identitatea digitală — în vigoare din 20 mai 2024; elimină art. 25 alin. (3) din eIDAS (art. 2, pct. 23, art. 5a alin. (1) și alin. (5)) text integral →
- ORDIN nr. 102/2026 — Ordinul ministrului economiei, digitalizării, antreprenoriatului și turismului. Aprobă procedurile de acordare, suspendare și retragere a statutului de prestator calificat. În vigoare la 60 de zile de la publicarea din 2 februarie 2026. Abrogă Ordinul 449/2017 (art. 6 alin. (1) și (2), art. 7) text integral →
- NORMA nr. 564/2021 — Normele privind procedura de identificare a persoanei la distanță utilizând mijloace video, aprobate prin Decizia președintelui ADR nr. 564/2021 și publicate în Monitorul Oficial nr. 1119 din 24 noiembrie 2021 (art. 18, art. 19, art. 21) text integral →
- LEGE nr. 265/2022 — Legea privind registrul comerțului — actele de înregistrare transmise electronic se semnează cu semnătură electronică calificată (art. 82, art. 83, art. 84, art. 111) text integral →
- ORDIN nr. 1090/2022 — Procedura de comunicare prin mijloace electronice de transmitere la distanță între organul fiscal central și contribuabili. Conține regulile de identificare pentru SPV (art. 3, art. 6, art. 9, art. 20) text integral →
- COD nr. 53/2003 — Codul muncii, formă consolidată — semnătura electronică la încheierea, modificarea, suspendarea și încetarea contractului individual de muncă (art. 16 alin. (1^1), (1^2), (1^6), (1^7) și (1^8)) text integral →
- ORDIN nr. 1107/2025 — Procedura de acces la aplicația REGES-ONLINE — cele trei căi de acces pentru salariați și pentru angajatori (pct. 14, pct. 15) text integral →
- OUG nr. 120/2021 — Ordonanța de urgență privind administrarea, funcționarea și implementarea sistemului național RO e-Factura — originalul facturii e fișierul XML cu sigiliul electronic al Ministerului Finanțelor (art. 4 alin. (4) și (6)) text integral →
- LEGE nr. 589/2004 — Legea privind regimul juridic al activității electronice notariale — cererea către notar poate fi trimisă electronic, iar notarul semnează cu semnătură electronică calificată (art. 15 alin. (1) și (2), art. 16 alin. (1)) text integral →
- LEGE nr. 36/1995 — Legea notarilor publici și a activității notariale — regulile de fond ale autentificării, care rămân în picioare și la actul notarial electronic (art. 90 alin. (2), art. 92 alin. (1)) text integral →
Surse oficiale consultate
- ADR — pagina „Semnătura electronică, Trusted list”, cu Lista sigură în PDF și în XML — accesat 27 august 2026
- ADR — Lista sigură a României, fișierul XML oficial (emis la 20 august 2026, secvența 84) — accesat 27 august 2026
- Comisia Europeană — browserul listelor sigure, unde verifici orice prestator din Uniunea Europeană — accesat 27 august 2026
- Comisia Europeană — lista listelor sigure, din care pornește lanțul oficial către România — accesat 27 august 2026
- ADR — Identificare la distanță prin mijloace video, cu normele aprobate prin Decizia 564/2021 — accesat 27 august 2026
- ADR — Notariat electronic — accesat 27 august 2026
- Portal legislativ — Legea 214/2024, textul care înlocuiește Legea 455/2001 — accesat 27 august 2026
- Portal legislativ — Ordinul 102/2026, procedurile de acordare a statutului calificat — accesat 27 august 2026
- Portal legislativ — Decizia ADR 411/2026, care abrogă Decizia ADR 162/2026 din 23 iulie 2026 — accesat 27 august 2026
- ANAF — pagina de declarații electronice și autentificare cu certificat — accesat 27 august 2026
Ai găsit o neconcordanță? Spune-ne — verificăm pe sursa oficială și corectăm.