Transcrierea actelor de stare civilă din străinătate
Legislația se poate schimba — versiunea oficială e întotdeauna cea a instituției.
Copil născut în Italia, căsătorie în Spania, deces în Germania? Certificatul străin NU are putere în România până nu e TRANSCRIS în registrele românești. Ai 6 luni de la înregistrarea la autoritatea străină (amendă 100-500 lei), dar regulile s-au relaxat: acte UE fără apostilă, depunere la ORICE primărie din 2025, iar din iulie 2026 — și prin avocat, fără procură notarială.
Ce act transcrii?
Toate variantele, pe scurt
Nașterea copilului în străinătate — transcrierea certificatului
Acte necesare
- Certificatul/extrasul de naștere străin, în ORIGINAL — Din stat UE: FĂRĂ apostilă (Reg. UE 2016/1191, preluat de art. 34 lit. c) din Norme). Din stat non-UE semnatar Haga (inclusiv Marea Britanie!): cu APOSTILĂ. Din statele cu tratat de asistență judiciară cu România: scutit. Restul: supralegalizare
- Traducerea legalizată în română — sau echivalentul care o scutește — Scutirea UE de apostilă NU scutește de traducere! Scapi de traducere doar cu extrasul MULTILINGV (Convenția CIEC de la Viena — formularul A) sau cu formularul standard multilingv UE anexat certificatului. Traducerea făcută la notar STRĂIN trebuie ea însăși apostilată; cea de la notar/traducător autorizat român se acceptă direct
- Actele de identitate și certificatele de naștere/căsătorie ale părinților — La consulat se cer expres; în țară după caz (art. 100 din Norme)
- Procură specială SAU împuternicire avocațială — Din 6 IULIE 2026 (Legea 120/2026) cererea se poate depune și prin AVOCAT, cu simpla împuternicire avocațială — fără procură notarială apostilată. Legea e proaspătă: confirmă cu primăria că ghișeul o aplică (Doar dacă nu depui personal; minorul de 14+ ani semnează în nume propriu, asistat)
Unde depui
În statul nașterii: la consulatul României de acolo — DOAR dacă nașterea s-a produs și s-a înregistrat în circumscripția lui (cererea se inițiază online pe econsulat.ro, actele se prezintă în original). În România: la ORICE primărie/SPCLEP (din 31 martie 2025, art. 41 alin. (3^1)) — dosarul pleacă electronic spre autoritatea competentă: primăria ultimului domiciliu din România al părinților (pentru părinți stabiliți în străinătate); dacă părinții n-au avut NICIODATĂ domiciliu în România — Sectorul 1 București (art. 41 alin. (6)).
Taxe și termen
- Transcrierea: GRATUITĂ la consulat (anexa Legii 198/2008 nu conține stare civilă; MAE o declară expres); în țară, eventuala taxă e LOCALĂ, prin hotărâre de consiliu local — de verificat la primăria competentă sursă →
Termen: Obligația ta: cere transcrierea în 6 LUNI de la ÎNREGISTRAREA nașterii la autoritatea străină (nu de la eliberarea certificatului, nu de la întoarcere) — art. 41 alin. (2); depășirea = contravenție 100-500 lei, care se prescrie în 2 ani (art. 63). Soluționarea: regula generală 30 de zile +15 (OG 27/2002, aplicată de DGEP); 60 de zile la Sectorul 1 pentru cei fără domiciliu vreodată în România (art. 41 alin. (6)); HUB MAI declară mediu 30 / maxim 90 de zile
Pașii
- Înregistrează întâi nașterea la autoritatea LOCALĂ din statul unde s-a născut copilul — transcrierea pornește de la actul lor.
- Cere de la ei, dacă există, EXTRASUL MULTILINGV (CIEC) — te scutește și de traducere, și de legalizare; altfel, verifică regimul de apostilă al statului.
- Alege canalul: consulatul României din statul nașterii (econsulat.ro pentru cerere + programare) sau, în țară, orice primărie — chiar dacă dosarul se soluționează la cea competentă.
- Numele copilului: îl poți PĂSTRA exact ca în actul străin (nume dublu spaniol, de exemplu), dacă copilul s-a născut și locuiește de la naștere în acel stat (art. 66 alin. (3) din lege + art. 2.576 alin. (2) Cod civil) — cere asta explicit la depunere.
- Primești certificatul românesc de naștere; abia cu el poți face copilului CNP, pașaport și carte de identitate românești.
⚠️ De reținut · Nașterea copilului în străinătate — transcrierea certificatului
- Ceasul celor 6 luni curge de la ÎNREGISTRAREA la autoritatea străină — mulți părinți din diaspora cred că de la întoarcerea în țară. Textul legii nu conține „întoarcerea”.
- Scutirea UE (fără apostilă) NU înseamnă fără traducere — capcana cel mai des întâlnită în ghidurile online; scutirea de traducere vine doar de la extrasul multilingv CIEC sau formularul standard UE.
- Marea Britanie NU mai e stat UE: certificatele britanice cer APOSTILĂ.
- Ai (re)dobândit cetățenia română (art. 10-11 din Legea 21/1991)? Regim special: cererea se depune PERSONAL (nici mandatar, nici avocat — art. 41 alin. (10)), termenul curge de la jurământ, iar la consulat soluționarea poate dura 90 de zile.
- Fără avizul conform al serviciului județean de evidență și aprobarea primarului, transcrierea e NULĂ de drept (Norme, art. 102) — nu există „transcriere rapidă” pe scurtături.
- Republica Moldova: datele oficiale MAE despre legalizare sunt contradictorii (apostilă și supralegalizare deopotrivă), iar tratatul bilateral de asistență juridică poate scuti de orice formalitate — confirmă regimul la primărie sau consulat înainte să plătești apostile.
Căsătoria încheiată în străinătate — transcrierea certificatului
Acte necesare
- Certificatul/extrasul de căsătorie străin, în ORIGINAL — Regimul de legalizare pe state: UE — fără apostilă; Haga (inclusiv UK) — apostilă; tratate de asistență judiciară — scutit; restul — supralegalizare (Norme, art. 34)
- Traducerea legalizată sau extrasul multilingv (formular B-CIEC) — Extrasul multilingv scutește de traducere și legalizare; traducerea făcută în străinătate la notar local trebuie ea însăși apostilată
- Declarația privind numele purtat după căsătorie — Obligatorie dacă certificatul străin nu menționează numele soților după căsătorie; numele celuilalt soț se poartă doar cu consimțământul lui (Norme, art. 100 lit. b)) (Doar când actul străin tace asupra numelui)
- Declarațiile notariale privind regimul matrimonial — De la ambii soți; dacă certificatul străin menționează deja regimul, se preia fără declarație (Norme, art. 100 alin. (1) lit. f) și alin. (7)) (Doar dacă cereți înscrierea regimului matrimonial în actul românesc)
- Declarația soțului străin că nu are căsătorii anterioare nedesfăcute — Cerută când legislația statului lui permite mai multe căsătorii — FĂRĂ ea certificatul NU se transcrie (art. 100 lit. h)) (Doar la soț cetățean al unui asemenea stat)
Unde depui
La consulatul României din statul unde S-A ÎNCHEIAT căsătoria — capcana diasporei: dacă te-ai căsătorit în Italia dar locuiești în Germania, consulatul din Germania NU poate transcrie (art. 41 alin. (4)); MAE te trimite la primăria ultimului domiciliu din România. În țară: la orice primărie (din 2025), cu soluționarea la primăria domiciliului comun al soților — sau, fără domiciliu vreodată în România, la Sectorul 1 București.
Taxe și termen
- Transcrierea: gratuită la consulat (Legea 198/2008 — anexa fără stare civilă); în țară, eventuala taxă locală prin HCL sursă →
Termen: 6 LUNI de la înregistrarea căsătoriei la autoritatea străină (art. 41 alin. (2)); amendă 100-500 lei la depășire, prescriptibilă în 2 ani. Soluționarea: 30 de zile +15 în cazul general; 60 de zile la Sectorul 1; la consulat, pentru cei care au (re)dobândit cetățenia — 90 de zile
Pașii
- Pune-ți întâi statutul civil la zi: consulatul transcrie căsătoria doar dacă TOATE modificările anterioare din străinătate (un divorț, văduvia) sunt deja înscrise în registrele românești.
- Verifică regimul actului: extras multilingv dacă statul îl emite (scutit de tot), altfel original + traducere legalizată, cu apostilă doar în afara UE.
- Pregătește declarațiile: numele după căsătorie (dacă actul străin tace) și regimul matrimonial — procura specială le poate îngloba, iar din iulie 2026 poate depune și avocatul tău.
- Depune la consulatul statului căsătoriei (econsulat.ro) sau, în țară, la orice primărie.
- După transcriere, actualizează-ți cartea de identitate dacă ți-ai schimbat numele — vezi ghidul cărții de identitate.
⚠️ De reținut · Căsătoria încheiată în străinătate — transcrierea certificatului
- DIVORȚUL pronunțat în străinătate NU se transcrie — se înscrie ca MENȚIUNE pe marginea actului de naștere (Norme, art. 104; art. 44 alin. (4) din lege), tot în 6 luni de la înregistrarea lui. Nu depune dosar de „transcriere a divorțului”.
- Consulatul competent e al statului FAPTEI, nu al statului unde locuiești acum — verifică circumscripția înainte de programare.
- Fără declarația de nume, ofițerul completează doar ce rezultă din act — numele „de familie” pe care îl folosești în alt stat poate să NU ajungă în actul românesc dacă nu-l declari.
- Transcrierea căsătoriilor între persoane de același sex și a parteneriatelor civile încheiate în străinătate este INTERZISĂ expres (art. 41 alin. (16) din Legea 119/1996).
Decesul survenit în străinătate — transcrierea certificatului
Acte necesare
- Certificatul/extrasul de deces străin, în ORIGINAL — Același regim de legalizare: UE fără apostilă, Haga cu apostilă, tratate — scutit, restul — supralegalizare
- Traducerea legalizată sau extrasul multilingv (formular C-CIEC) — Extrasul multilingv scutește de traducere și legalizare
- Actul de identitate al solicitantului și actele de stare civilă ale decedatului — Ce deții — restul se acoperă cu declarația de imposibilitate (Norme, art. 100 lit. d))
Unde depui
La consulatul României din statul decesului (dacă s-a înregistrat acolo) sau, în țară, la orice primărie — soluționarea revine primăriei domiciliului solicitantului ori celei de la ultimul domiciliu din România al decedatului; pentru solicitanții cu domiciliul în străinătate, la ultimul domiciliu din țară al decedatului (Norme, art. 99 alin. (7)).
Taxe și termen
- Transcrierea: gratuită la consulat; în țară, eventuala taxă locală prin HCL sursă →
Termen: 6 luni de la înregistrarea decesului la autoritatea străină (art. 41 alin. (2)); soluționarea — 30 de zile +15 în cazul general
Pașii
- Obține certificatul de deces de la autoritatea statului unde a survenit decesul (și extrasul multilingv, dacă există).
- Depune cererea de transcriere — personal, prin împuternicit cu procură specială sau, din iulie 2026, prin avocat.
- Cu certificatul românesc de deces poți porni succesiunea în România — vezi ghidul moștenirii — și pensia de urmaș, dacă e cazul.
⚠️ De reținut · Decesul survenit în străinătate — transcrierea certificatului
- Fără transcriere, certificatul străin nu deschide succesiunea la notarul român și nu oprește pensiile/alocațiile plătite pe numele defunctului — transcrie-l întâi.
- Căsătoria încetată prin deces se poate înregistra fie prin transcrierea certificatului de deces, fie prin mențiune pe actul de naștere al soțului supraviețuitor (Norme, art. 104).
Întrebări frecvente
Cât timp am la dispoziție să transcriu actul și ce risc dacă întârzii?
6 luni de la ÎNREGISTRAREA actului la autoritatea străină — nu de la eliberarea certificatului și nu de la întoarcerea în România (art. 41 alin. (2) din Legea 119/1996); pentru cei care au (re)dobândit cetățenia, 6 luni de la jurământ. Depășirea e contravenție: amendă de la 100 la 500 de lei, aplicabilă de ofițerul de stare civilă, cu prescripție de 2 ani (art. 63). Actul se transcrie și după termen — amenda nu blochează transcrierea.
Certificatul din Italia/Spania/Germania are nevoie de apostilă?
Nu — documentele de stare civilă dintre statele UE sunt scutite de apostilă și de orice altă formalitate (Regulamentul UE 2016/1191, preluat de art. 34 lit. c) din Normele HG 255/2024). ATENȚIE însă: scutirea NU acoperă traducerea — tot îți trebuie traducere legalizată, DACĂ nu ai extrasul multilingv CIEC sau formularul standard multilingv UE. Iar Marea Britanie nu mai e UE: actele britanice cer apostilă.
Pot depune fără să vin în România?
Da, pe trei căi: (1) la consulatul României din statul unde s-a produs actul — cererea se inițiază online pe econsulat.ro, actele se prezintă în original; (2) prin împuternicit cu procură specială (care poate îngloba și declarațiile necesare); (3) NOU, din 6 iulie 2026 — prin AVOCAT, cu simpla împuternicire avocațială, fără procură notarială apostilată (Legea 120/2026 → art. 59^1). Excepția: cei care au (re)dobândit cetățenia română depun DOAR personal (ori prin reprezentantul legal, la minori).
La ce primărie depun, dacă sunt plecat de ani buni din țară?
Din 31 martie 2025 poți DEPUNE la ORICE primărie sau SPCLEP din România (art. 41 alin. (3^1)) — cu o excepție: cei care au (re)dobândit cetățenia depun personal, direct la autoritatea competentă (alin. (7)-(9)). Dosarul pleacă electronic spre autoritatea care îl soluționează: pentru nașterea copilului cu părinți stabiliți afară — primăria ultimului domiciliu al părinților din România; pentru căsătorie — domiciliul comun al soților; iar cine n-a avut NICIODATĂ domiciliu în România ajunge la Sectorul 1 București, cu termen de 60 de zile (art. 41 alin. (6)).
Copilul poate păstra numele din certificatul străin?
Da: la transcrierea nașterii, numele și prenumele se pot prelua exact cum apar în actul străin (art. 66 alin. (3) din Legea 119/1996), în temeiul art. 2.576 alin. (2) din Codul civil — stabilirea numelui la naștere poate urma legea statului unde copilul s-a născut și locuiește de la naștere. Numele compuse se scriu cu cratimă, în alfabet latin extins. Cere explicit păstrarea la depunere.
Cât costă transcrierea?
La consulat: GRATUITĂ — anexa Legii 198/2008 (taxele consulare) nu conține niciun serviciu de stare civilă, iar MAE o declară expres; separat se pot încasa cheltuielile efective: curierat, comisioane bancare, consumabile (nota 8 din anexă). În țară nu există taxă națională — unele primării percep o taxă locală stabilită prin hotărâre de consiliu local; întreab-o pe cea competentă.
Cadrul legal și sursele
Instituția competentă
Primăria / SPCLEP competent (în țară) sau misiunile diplomatice și oficiile consulare ale României (în străinătate); coordonare: Direcția Generală pentru Evidența Persoanelor (DGEP) — dgep.mai.gov.ro
Actele normative
- LEGE nr. 119/1996 — Legea actelor de stare civilă, forma consolidată (6 iulie 2026) — obligația și termenul de 6 luni (art. 41 alin. (2)), competențele (alin. (3)-(9)), depunerea la orice primărie (alin. (3^1), din 31 martie 2025), depunerea prin avocat (art. 59^1, forma Legii 120/2026), numele din actul străin (art. 66 alin. (3)), amenda (art. 63) text integral →
- HG nr. 255/2024 — Normele metodologice de stare civilă ÎN VIGOARE (înlocuiesc HG 64/2011, pe care multe ghiduri o mai citează) — regimurile de legalizare (art. 34: apostilă / scutiri UE / supralegalizare), actele dosarului (art. 100), competențele pe fiecare tip de act (art. 99), interdicția transcrierii fără aviz (art. 102) text integral →
- LEGE nr. 198/2008 — Legea taxelor consulare — anexa taxabilă are doar trei capitole (vize, servicii notariale, cetățenie): transcrierea NU figurează, deci la consulat e gratuită; separat se pot încasa cheltuielile efective — curierat, comisioane bancare, consumabile (nota 8) text integral →
Surse oficiale consultate
- Legea 119/1996, forma consolidată, pe portalul de legislație — accesat 26 august 2026
- e-Consulat (MAE) — cererea online de transcriere la consulat (naștere, căsătorie, deces) — accesat 26 august 2026
- HUB MAI — fișa serviciului de transcriere (termene: mediu 30 / maxim 90 de zile) — accesat 26 august 2026
Ai găsit o neconcordanță? Spune-ne — verificăm pe sursa oficială și corectăm.